Datenschutzerklärung
Verantwortliche Stelle
Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Website. Zunächst möchten wir uns Ihnen als verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts vorstellen:
POLYVANTIS GmbH
Riedbahnstraße 70
64331 Weiterstadt
Deutschland
Geschäftsführung
Dr. Wolfgang Pöffel
Peter Stubbe
Falk Majert
E-Mail: info@polyvantis.com
Datenschutzbeauftragter
Dr. Christian Borchers
datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
0931 / 30 49 76 0
Datenverarbeitung im Rahmen des Besuchs der Webseite
Verarbeitung von IP-Adresse und Nutzungsdaten
Art der Daten
Wenn Sie unsere Webseite besuchen, werden auf unserem Webserver temporär die nachfolgenden Nutzungsdaten gespeichert:
- die Seite, von der aus die Datei angefordert wurde,
- der Name der Datei,
- das Datum und die Uhrzeit der Abfrage,
- die übertragene Datenmenge,
- der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden),
- die Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers und des Betriebssystems einschließlich Angaben zur verwendeten Sprache,
- der Referrer-Adresse, die angibt, von welcher Seite Sie auf unsere gelangt sind,
- die IP-Adresse des anfragenden Rechners
Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Diese Daten verwenden wir streng zweckgebunden in dem berechtigten Interesse, Angriffe auf unsere Webseite erkennen, eingrenzen und beseitigen zu können. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Soweit wir im Rahmen der Einbindung des Dienstes technisch erforderliche Cookies und ähnlichen Techniken einsetzen, erfolgt dies gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG. Eine anschließende Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO in unserem berechtigten Interesse, Ihnen eine ansprechende und funktionsfähige Webseite zur Verfügung stellen zu können sowie die Sicherheit und Störungsfreiheit unserer Webseite und der darüber stattfindenden Datenverarbeitungen gewährleisten zu können.
Dauer der Speicherung
Nach 7 Tagen anonymisieren wir die IP-Adresse. Nach Anonymisierung der IP-Adresse ist die Herstellung eines Personenbezugs zu den Nutzungsdaten nicht mehr möglich.
Empfänger / Kategorien von Empfängern
Im Rahmen des Betriebs dieser Webseite hat unsere Webagentur als weisungsgebundener Dienstleister auf Basis einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO Zugriff auf diese Daten, um uns beim Betrieb unserer Webseite und der damit zusammenhängenden Prozesse zu unterstützen.
Dies ist derzeit die:
E-Mail-Kontakt und Telefonanrufe
Personenbezogene Daten, die Sie uns per Telefon oder per E-Mail überlassen, behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zweckgebunden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Art der verarbeiteten Daten
Zu diesem Zweck speichern wir Ihren Vornamen, Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse. Jede persönliche Information, die Sie darüber hinaus angeben, wird als freiwillig angegeben angesehen.
Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung einer generellen Anfrage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser und Ihr gleichlaufendes (berechtigtes) Interesse an dieser Datenverarbeitung ergibt sich hierbei aus dem Zweck, Ihre Anfragen zu beantworten, ggf. vorliegende Probleme zu lösen und somit Ihre Zufriedenheit als Nutzer unserer Webseite zu erhalten und zu fördern.
Rechtsgrundlage einer etwaigen Anfrage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, nämlich der Vertragsanbahnung.
Empfänger / Kategorien von Empfängern
Sofern im Einzelfall die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zweckdienlich erscheinen sollte, werden wir Sie hierüber informieren und Sie um Ihre Einwilligung bitten. Ohne Ihre Einwilligung geben wir Ihre Daten zu diesen Zwecken nicht an Dritte weiter.
Dauer der Speicherung
Alle personenbezogenen Angaben, die Sie uns gegenüber bei Anfragen über diese Webseite oder per E-Mail zukommen lassen, werden von uns spätestens 95 Tage nach der erteilten finalen Rückantwort gelöscht bzw. anonymisiert. Die Erfahrung hat gezeigt, dass in der Regel nach 95 Tagen Rückfragen zu unseren Antworten nicht mehr vorkommen. Bei Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte (siehe Ziff. 8) werden Ihre personenbezogenen Daten für 3 Jahre nach finaler Rückantwort zum Nachweis gespeichert, dass wir Ihnen umfassend Auskunft erteilt haben und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.
Externe Links
Wenn Sie einem externen Link auf unserer Webseite folgen, gelten die dortigen Datenschutzhinweise und -erklärungen. Sobald Sie auf einen externen Link klicken, werden Daten an den Betreiber dieser Webseite übertragen, dies sind insbesondere Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt des Linkaufrufs, die Seite, von der aus Sie auf den Link geklickt haben.
Bewerbung
Wir freuen uns über jede interessante Bewerbung, sei es auf eine konkret ausgeschriebene Stelle oder initiativ. Sie haben die Möglichkeit, uns hierzu eine Bewerbung in elektronischer Form zukommen zu lassen.
Art der Daten
Sofern Sie sich dazu entschließen, eine Bewerbung an uns per E-Mail zu senden, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie selbst den Umfang der Daten festlegen, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung an uns übermitteln. Typerweise umfasst die Bewerbung natürlich Angaben zu Ihrer Person (Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum und ggf. Ort, Wohnanschrift, sonstige Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Angabe zu Ihrem Ausbildungsstand (schulisch, Berufssaubildung und/oder Angaben zum Studium samt entsprechender Zeugnisse), Angaben zu Ihren beruflichen Vorerfahrungen (Angaben zu bisherigen Arbeitgebern, dortige Tätigkeiten, Zeiträume und Arbeits- oder Praktikumszeugnisse), Angaben zu Ihrer Bewerbungsmotivation, etwaigen Interessen und sonstige Angaben zum Lebenslauf und ggf. Gehaltsvorstellungen und ein Lichtbild.
Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren durch uns ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung überlassen ausschließlich für den Zweck der Bewerbungsprüfung, der Bewerberauswahl und ggf. zur Vorbereitung gemeinsamer Vorstellungsgespräche. Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht.
Sofern Sie uns darüber hinaus Daten zur Verfügung stellen, die für den vorbenannten Zweck nicht zwingend erforderlich sind (bspw. Angaben zu Hobbies), möchten wir Sie darauf hinweisen, dass dies durch Sie freiwillig erfolgt. Indem Sie also diese Informationen an uns übermitteln, willigen Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO ein, dass wir Ihre Daten ebenfalls verarbeiten dürfen, um uns im Vorfeld einen Eindruck über Ihre Bewerbung zu machen.
Empfänger / Kategorien von Empfängern
Ihre Angaben werden in unserem Haus vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Intern werden Bewerbungen je nach Versandart elektronisch oder als Handakte an unsere Personalabteilung übergeben und dort schnellstmöglich bearbeitet. Im Regelfall werden Bewerbungen an die Entscheider für die Besetzung der konkreten Stelle weitergeleitet.
Dauer der Speicherung
Folgt auf Ihre Bewerbung der Abschluss eines Anstellungsvertrages, so können Ihre übermittelten Daten zum Zwecke des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen Vorschriften von uns in Ihrer Personalakte gespeichert werden.
Die Löschung der von Ihnen übermittelten Daten erfolgt bei Nichteinstellung im Regelfall 3 Monate nach der Mitteilung über die Ablehnung der Bewerbung.
Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung jedoch weiterhin für uns interessant ist, fragen wir Sie nach Ihrer Einwilligung, ob wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenausschreibungen weiter vorhalten dürfen.
Kunden
Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Sie über unsere Handhabung der Erhebung, Verwendung und Weitergabe von personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Auftrags- bzw. Vertragsabwicklung informieren.
Art der Daten
Wenn Sie bzw. Ihr Unternehmen uns beauftragen, erheben und verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogenen Daten:
- Anrede, Vorname, Nachname,
- eine gültige E-Mail-Adresse,
- Anschrift,
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobil),
- die erforderlichen Informationen, die zur Auftrags- bzw. Vertragsabwicklung notwendig sind.
Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Sofern Sie als natürliche Person unmittelbar selbst das Auftragsverhältnis mit unserem Unternehmen anfragen oder eingehen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO die einschlägige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten, da Sie persönlich unser Kunde sind bzw. werden.
Sofern Sie vertretend für ein Unternehmen ein Auftragsverhältnis mit unserem Unternehmen anfragen oder für Ihr Unternehmen eingehen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO die einschlägige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten. Das berechtigte Interesse ergibt sich dann aus dem Interesse des Abschlusses und der ordnungsgemäßen Bearbeitung des Auftrags und der dazu erforderlichen Kommunikation mit Ihnen als unseren Ansprechpartner beim auftraggebenden Unternehmen.
Sofern Sie uns drüber hinaus freiwillig Daten zur Verfügung stellen, die für den vorbenannten Zweck nicht zwingend erforderlich sind, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass dies freiwillig erfolgt. Durch die Übermittlung dieser Informationen an uns willigen Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO ein, dass wir Ihre Daten ebenfalls verarbeiten dürfen.
Die Datenverarbeitung erfolgt in den Konstellationen zu folgenden Zwecken
- Identifizierung Ihrer Person bzw. des Unternehmens für das Sie handeln als richtigen Kunden,
- Erstellung eines Angebotes zum Abschluss eines Vertragsverhältnisses,
- Durchführung des Vertragsverhältnisses,
- Führen der dazu erforderlichen Korrespondenz mit Ihnen bzw. dem Unternehmen, für das Sie handeln,
- zur Rechnungsstellung,
- die beidseitige Erfüllung sonstiger Verpflichtungen aus dem sich anbahnenden bzw. geschlossenen Vertrag,
- zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie bzw. gegen das Unternehmen, für das Sie handeln.
Empfänger / Kategorien von Empfängern
Soweit dies für die Abwicklung des Auftragsverhältnisses erforderlich ist, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte wie z.B. Steuerberater. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns zudem auditiert und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.
Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der vorbenannten Zwecke erforderlich ist.
Gegebenenfalls sind wir jedoch verpflichtet, einige personenbezogene Daten unter Berücksichtigung von Faktoren wie den folgenden länger zu speichern:
- Rechtspflichten gemäß geltendem Recht, Daten für einen längeren Zeitraum zu speichern,
- Verjährungsfristen gemäß geltendem Recht,
- (potentielle) Rechtsstreitigkeiten sowie
- von zuständigen Datenschutzbehörden ausgegebene Richtlinien.
Eine längere Speicherung erfolgt auch dann, wenn Sie in eine entsprechende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben.
Geschäftspartner (gilt nicht für Kunden)
Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie als Geschäftspartner (dies umfasst im Folgenden stets alle Formen von Service Provider, Dienstleister, Handwerker, Lieferanten, Vermieter oder alle sonstigen Geschäftspartner – ausgenommen sind Kunden) bzw. als für uns zuständiger Ansprechpartner eines entsprechenden Geschäftspartners unseres Unternehmens bzw. entsprechende Interessenten über unsere Handhabung der Erhebung, Verwendung und Weitergabe von personenbezogenen Daten informieren.
Art der Daten
Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit unserem Unternehmen benötigen wir diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder aufgrund berechtigter Interessen berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, mit Ihnen in Kontakt zu treten und/oder eine Geschäftsbeziehung einzugehen.
Wenn Sie als Geschäftspartner bzw. Ihr Unternehmen eine Geschäftsbeziehung mit unserem Unternehmen eingeht bzw. in der Anbahnungsphase mit uns eine solche verhandelt, verarbeiten wir daher in der Regel folgende personenbezogenen Daten:
- Anrede, Vorname, Nachname,
- eine gültige E-Mail-Adresse,
- Anschrift des Geschäftspartners,
- geschäftliche Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobil),
- die erforderlichen Angebots- und Vertragsinformationen (u.a. Gegenstand der Geschäftsbeziehung, Art der Leistung, Preisinformationen hierzu, Ausführungsmodalitäten, Ausführungszeitpunkt, Informationen zur Fälligkeit),
- Informationen rund um die Durchführung der Geschäftsbeziehung (Korrespondenzdaten, etwaig Gewährleistungsfragen, Dauer der Geschäftsbeziehung),
- Steuernummern, HRB Nummer sowie die geschäftliche Bankverbindung.
Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Sofern Sie als natürliche Person (bspw. als Einzelfirma) unmittelbar selbst die Geschäftsbeziehung mit unserem Unternehmen anfragen oder eingehen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO die einschlägige gesetzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten, da Sie persönlich unser Vertragspartner sind bzw. werden.
Sofern Sie vertretend für ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung mit unserem Unternehmen verhandeln oder für Ihr Unternehmen eingehen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO die einschlägige gesetzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten. Das berechtigte Interesse ergibt sich dann aus dem Interesse des Abschlusses und der ordnungsgemäßen Durchführung der zugrundeliegenden Geschäftsbeziehung und der dazu erforderlichen Kommunikation mit Ihnen als unserem Ansprechpartner beim eigentlichen Geschäftspartnerunternehmen.
Die Datenverarbeitung erfolgt in beiden Konstellationen zu folgenden Zwecken:
- Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen (Erstellung und Beantwortung von Angebotsanfragen),
- Erfüllung der Pflichten aus einem geschlossenen Vertrag (bspw. Kaufverträge, Serviceverträge, Lieferungen, Durchführung von Zahlungen)
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus der Geschäftsbeziehung,
- Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, sofern Sie bzw. Ihr Unternehmen im Rahmen der Geschäftsbeziehung Zugriff auf unsere IT-Infrastruktur oder einzelne Systeme erhalten.
Zudem unterliegen wir diverser rechtlicher Verpflichtungen, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO erforderlich machen können. Diese rechtlichen Verpflichtungen können sich beispielsweise aus steuerrechtlichen, handels- und außenhandelsrechtlichen oder sanktionsrechtlichen Vorschriften ergeben.
Empfänger / Kategorien von Empfängern
Soweit dies nach den vorbenannten Zwecken erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte (z.B. Steuerberater) weitergeben. Im Übrigen erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur, sofern Sie vorher ausdrücklich nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO in die Übermittlung eingewilligt haben. Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns zudem auditiert und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.
Datenübermittlung in Drittländer
Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart worden ist (z.B. mittels EU-Standarddatenschutzklauseln) oder Sie uns Ihre Einwilligung gemäß den Vorgaben des Art. 49 Abs. 1 DSGVO hierzu erteilt haben.
Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der vorbenannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungsfristen (nach HGB, StGB oder AO) bestehen oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben.
Ihre Datenschutzrechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben trotz Ihres Widerrufes ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ihre Datenschutzrechte können Sie über folgende E-Mail-Adresse ausüben: office@datenschutz-sued.de
Darüber hinaus haben Sie als betroffene Person gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde im Mitgliedsstaates Ihres gewöhnlichen Aufenthaltes oder in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.
Unser Datenschutzbeauftragter
Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden, der bezüglich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:
datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
Tel.: 0931 3049760
Fax: 0931 304 97610
E-Mail: office@datenschutz-sued.de
Web: www.datenschutz-sued.de
Nähere Informationen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.
Es gilt unsere aktuelle Datenschutzerklärung vom 25.04.2024